Wat we concreet overnemen
Kies wat je uit handen geeft: één stuk, of alles van A tot Z.
Opnemen met jouw naam
Je beller hoort de naam van je praktijk of kantoor, niet die van ons. Onze agenten kennen je werkdagen, je vakantieregeling en je vaste afspraken. Voor een terugkerende klant of patiënt voelt dat als hetzelfde secretariaat — met dit verschil dat er altijd wordt opgenomen.
Afspraken inplannen in jouw agenda
Wij werken rechtstreeks in je eigen agendasysteem: inboeken, verzetten, annuleren en de juiste duur kiezen bij het afspraaktype. Welke types er zijn, hoeveel tijd elk vraagt en welke momenten je vrijhoudt, leg jij vast. Wij wijken daar niet van af.
Annulaties meteen opvullen
Zegt iemand af voor morgen, dan bellen we je wachtlijst af tot het gat gevuld is. Een geannuleerde afspraak die leeg blijft, is een halve dagopbrengst die nergens wordt opgeteld.
Berichten volgens jouw format
Wat er in een bericht moet staan, bepaal jij: naam, dossiernummer, onderwerp, urgentie, terugbelmoment. Wij vullen alle velden in vóór we versturen, en vragen na wat ontbreekt in plaats van het open te laten.
Dringend van niet-dringend onderscheiden
Jij geeft ons de vragen en de antwoorden die betekenen dat iets voorrang krijgt. Wij herkennen die en volgen jouw protocol. Onze agenten beoordelen zelf niets — ze passen toe wat er is afgesproken.
Alleen de uren die je wil
Je volledige telefonie, alleen bij overloop wanneer je eigen secretariaat bezet is, of alleen tijdens de uren waarop je niet kunt opnemen. Je betaalt per verwerkte beat, dus een rustige maand kost minder.
Drietalig
NL, FR en EN op dezelfde lijn en bij dezelfde ploeg. Voor een kantoor in Brussel of aan een taalgrens is dat de basisvoorwaarde om iedereen te kunnen bedienen.
Rapportering die je kunt gebruiken
Per maand zie je hoeveel oproepen er binnenkwamen, wanneer, hoeveel er afgehandeld werden zonder bericht, en hoeveel afspraken er ingepland zijn. Dat is meteen de basis om te beslissen of je uren aanpast.
Vanaf €150/maand
Plus eenmalig €500 opstartkosten. Daarna betaal je per verwerkte beat, met een pakket dat meegroeit met je volume.
Bekijk de pakkettenVan intake tot eerste opgenomen oproep
Zo verloopt het opstarten, stap voor stap.
- 1
Intake
We overlopen je afspraaktypes met de tijd die elk vraagt, je openingsuren en vakantieregeling, wie er wanneer bereikbaar is, en wat er in een bericht moet staan. Werk je in de zorg, dan stellen we samen de alarmlijst op. Dit is het gesprek dat de kwaliteit bepaalt — reken op een uur, niet op tien minuten.
- 2
Toegang tot je agenda
Je geeft ons een gebruiker in je eigen agendasysteem, met de rechten die je zelf kiest. Wij werken erin; we bouwen geen tweede systeem.
- 3
Je belgids
Alles uit de intake wordt één werkdocument dat de agent tijdens het gesprek voor zich heeft: wat hij zegt, wat hij uitvraagt, wat hij mag afhandelen en wanneer hij doorschakelt. Jij leest het na voor het live gaat.
- 4
Testperiode
De eerste week bellen we dagelijks kort door wat er binnenkwam en wat er nog niet klopt. De belgids wordt in die week meestal drie of vier keer aangepast — dat hoort erbij.
- 5
Rapportering
Vanaf maand één krijg je het maandoverzicht. Daarin zie je ook de vragen waarvoor nog geen instructie bestaat; dat is de lijst waarmee je belgids blijft groeien.
Wat een telesecretariaat is, en wat het niet is
Een telesecretariaat is geen antwoordapparaat met een mens erachter. Het is iemand die je telefoon opneemt zoals je eigen secretariaat dat zou doen: met je naam, met toegang tot je agenda, en met de bevoegdheid om af te handelen wat afgehandeld kan worden. Je krijgt geen lijst met terugbelverzoeken, je krijgt een gevulde agenda en een handvol berichten die er echt toe doen.
Werk je in de zorg, dan komt er een protocol bovenop
De basisdienst is dezelfde. Wat erbij komt, zijn vier regels die niet onderhandelbaar zijn.
1 · Geen medisch advies. In geen enkele situatie. Geen inschatting van klachten, geen diagnose, geen dosering, geen uitslag. Ook geen “dat klinkt niet ernstig” — want dat is óók een oordeel.
2 · Triage via jouw alarmlijst, niet via inschatting. Jij bepaalt vooraf welke antwoorden alarmerend zijn. Onze agent stelt die vragen, herkent de antwoorden en verwijst door volgens jouw protocol: 112 bij levensgevaar, de wachtpost via 1733 buiten je consultatie-uren. Hij beoordeelt geen klachten.
3 · Nooit een resultaat of een voorschrift. Wij lezen geen uitslagen voor, ook niet als ze zichtbaar zijn in het systeem, en we verlengen geen voorschriften. We noteren de vraag met alles wat de arts nodig heeft om te beslissen.
4 · Aan derden wordt niets bevestigd. Niet dat iemand patiënt is, niet dat er een afspraak staat, niet dat er een onderzoek liep. Ook niet aan een partner of een ouder die de naam en de geboortedatum kent.
Die vier regels maken het gesprek soms korter dan de beller zou willen. Dat is precies de bedoeling.
Zo ziet dat protocol eruit in de Callzone-cockpit
Werk je in de zorg? Op de sectorpagina lees je wat dit betekent voor een artsen-, tandarts- of specialistenpraktijk, met de belgids erbij.
Naar medisch telesecretariaatBenieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?
In een kort gesprek bekijken we samen je volume, je pieken en wat je vandaag al kunt overdragen. Geen verkooppraatje, wel een concreet plan.
Ook interessant
Andere lijnen die we overnemen- Je klantendienst24/7 telefoonpermanentie, mailbeheer, ticketing en agendabeheer in jouw naam.
- Je helpdeskEerstelijnshulp die oplost aan de lijn, en enkel escaleert wat expertise vraagt.
- Je luisterlijnEen mens die tijd heeft: meldkanaal, welzijnslijn of crisislijn zonder keuzemenu.
- Je storingslijn24/7 dispatching met urgentieschaal en een gratis storingsdashboard.