Herkenbaar?
- De telefoon rinkelt het hardst op het moment dat je een patiënt voor je hebt zitten.
- Een gemiste oproep is geen bericht dat blijft liggen. Het is een patiënt die de volgende praktijk belt.
- Een voicemail met “bel later terug” levert je drie oproepen op in plaats van één.
- Je agenda zit vol gaten die niet opgevuld raken omdat er niemand is om terug te bellen bij een annulatie.
- Iemand die belt met pijn op de borst mag geen keuzemenu krijgen.
- Wie je telefoon opneemt hoort medische informatie. Dat vraagt discretie, geen script.
Interactieve instructies in de nieuwe Callzone
Elke praktijk werkt anders: andere consulttypes, een andere agenda, een andere alarmlijst. Daarom bouwen we voor jou één interactieve belgids: wat de agent zegt, wat hij uitvraagt, wat hij zelf mag inplannen en wanneer hij doorverwijst naar de wachtpost of 112. Onze agenten gokken nooit en beoordelen geen klachten — ze passen toe wat jij hebt vastgelegd. Kijk zelf mee in zo'n gids: geanonimiseerd, maar levensecht.
Voorbeeld: een patiënt belt tijdens de ochtendpiek om een afspraak te verzetten en vermeldt terloops pijn op de borst. De gids toont de agent de alarmvragen, het doorverwijspad en wat hij daarna in je agenda en je bericht noteert.
Wat we concreet overnemen
Opnemen met de naam van je praktijk
Je patiënt hoort geen callcenter. Hij hoort iemand die je praktijknaam gebruikt, weet welke dagen je werkt en de juiste vervolgvraag stelt. Wij zijn je secretariaat, niet een doorschakeling.
Afspraken inplannen in jouw agenda
Onze agenten werken rechtstreeks in je eigen agendasysteem: inboeken, verzetten, annuleren en de duur kiezen die bij het consulttype hoort. Je krijgt geen lijst met terugbelverzoeken, je krijgt een gevulde agenda.
Dringend van niet-dringend onderscheiden, zonder te diagnosticeren
Wij vragen niet wat iemand mankeert. Wij vragen wat jij ons opgeeft om te vragen — en bij de antwoorden die jij als alarmerend hebt aangeduid, verwijzen we onmiddellijk naar 112 of naar de wachtpost. Dat is een protocol, geen inschatting.
Annulaties meteen opvullen
Zegt een patiënt af voor morgen, dan bellen we je wachtlijst af tot het gat gevuld is. Een geannuleerde afspraak die leeg blijft, kost je een halve consultatie — en die kost is onzichtbaar tot iemand ze optelt.
Voorschriften, attesten en resultaten volgens jouw regels
Wij geven nooit een resultaat door en verlengen nooit een voorschrift. We noteren de vraag met alles wat jij nodig hebt om te beslissen, en zetten ze klaar op het moment dat jij ze verwerkt.
Discretie als uitgangspunt
Onze agenten horen medische informatie en herhalen die niet, ook niet aan een partner of een ouder die belt. Wat er genoteerd wordt, is wat jij nodig hebt om je patiënt te helpen — niet meer.
Drietalig, ook in de wachtkamer
NL, FR en EN op dezelfde lijn. Voor een praktijk in Brussel of aan een taalgrens is dat geen extra, het is de basisvoorwaarde om iedereen een afspraak te kunnen geven.
Alleen de uren die je wil
Enkel tijdens je consultaties, enkel bij overloop, of je volledige telefonie. Je betaalt per verwerkte beat, dus een rustige maand kost je ook minder.
Vier minuten aan de telefoon is geen inefficiëntie
In de meeste sectoren is een korte oproep een goede oproep. Hier niet. Een afspraak inplannen betekent: uitzoeken wat voor consult het is, kijken welke duur daarbij hoort, twee of drie momenten voorstellen, de gegevens nakijken en bevestigen. De mediaan ligt op viereneenhalve minuut, en bij ruim vier op de tien oproepen loopt het langer dan vijf.
Precies daarom lost een keuzemenu niets op. Je verplaatst het werk naar de patiënt, die het niet kan, en je verliest degene die geen keuze durft te maken omdat hij niet weet of zijn klacht dringend is.
En je verliest de oproep die er echt toe doet. Iemand met pijn op de borst hoort geen menu te krijgen. Hij hoort binnen tien seconden een mens en binnen dertig seconden de juiste doorverwijzing.
Voor twee soorten praktijken
Solo- en groepspraktijken
Huisarts, tandarts, kinesist, psycholoog. Je hebt geen secretariaat of één parttime kracht, en je telefoon rinkelt terwijl je bezig bent. Wat je nodig hebt is iemand die je agenda kent en je patiënten herkent — niet iemand die berichten aanneemt.
Specialisten en poliklinieken
Meerdere artsen, meerdere agenda's, verwijsbrieven en onderzoeken die op elkaar moeten aansluiten. Je moeilijkheid is niet opnemen maar toewijzen: welke arts, welk consulttype, welke voorbereiding, en welke onderzoeken eerst.
Benieuwd wat we voor jouw praktijk kunnen betekenen?
In een kort gesprek bekijken we je consultatie-uren, je piekmomenten en welk deel van je telefoon je wil overdragen. Geen verkooppraatje, wel een concreet plan.
Veelgestelde vragen
Ook interessant
Ook relevant: Zorg & health
Een ziekenhuis ontslaat een patiënt vanmiddag en er moet vanavond een verpleegkundige langsgaan. Een oproepsysteem in een woonzorgcentrum valt uit. Een medewerker belt de crisislijn na een incident op het werk. Wij nemen op, brengen het bij de juiste persoon, en sluiten het dossier pas als het geregeld is.
