Knowledge Base7 min lezen
Heb je die nu wéér uit zijn bed gebeld?
De urgentieschaal: wie bel je wakker om 3 uur 's nachts — en wie beslist dat? Hoe vijf trappen van interpretatie een afspraak maken, plus een gratis invultool.
Lees het artikelDe operationele hartslag van jouw bedrijf.
1 / 12
De operationelehartslagvan jouw bedrijf.
24/7/365 beschikbaar
Welkom bij Memo • Offitel!
121 Drietalige (FR/NL/EN) agenten klaar om je operationeel van A tot Z te ontzorgen!
Kennisbank
Alle artikelsLaatste inzichten & artikels
Knowledge Base12 min lezen
Doomsday voor uw klantendienst? Zo wordt het een gewone dinsdag
Duizend telefoons, één oorzaak — een draaiboek voor de piek die elke klantendienst ooit treft.
Lees het artikel
Voicebot9 min lezen
Voicebot of IVR? Waarom uw klant wil praten, niet drukken
Voor organisaties die nog met een klassiek keuzemenu werken — het bekende "voor facturatie, druk 1" — en zich afvragen of het beter kan. Ontdek hoe een conversationele voicebot de frustratie bij uw klanten wegneemt én de druk op uw team verlaagt.
Lees het artikelNieuwsgierig wat we voor je kunnen betekenen?
Tina Stroobandt, onze Growth Director, staat voor je klaar.
Herken je dit?
Wat wij voor je doen
Van enkelvoudige taken, tot volledige business process outsourcing, we staan klaar om je operationeel te ontzorgen.
HR & Staffing
Verliest jouw HR-team meer tijd aan administratie dan aan mensen?
Draai om voor onze oplossing
HR & Staffing
Personeelsadministratie
Van intake tot uitdiensttreding — wij beheren het volledige HR-contact voor jouw medewerkers.
- Onboarding & verwelkoming nieuwe medewerkers
- Verlof- en ziekteregistratie opvolgen
- Contract- en documentbeheer
- Eerstelijnsvragen beantwoorden
Terug naar de vraag
Klantenservice
Missen klanten je soms omdat er niemand is om de telefoon op te nemen?
Draai om voor onze oplossing
Klantenservice
Klantcontact & opvolging
Wij zijn het aanspreekpunt voor jouw klanten — per telefoon, mail of chat.
- Inbound calls & e-mailafhandeling
- Klachtenregistratie en -opvolging
- Outbound campagnes & tevredenheidsbevragingen
- Rapportage aan jouw team
Terug naar de vraag
Back-office
Stapelen facturen en dossiers zich op terwijl je eigenlijk bezig wil zijn met groeien?
Draai om voor onze oplossing
Back-office
Administratieve verwerking
Alle repetitieve taken die tijd vragen maar geen directe waarde toevoegen voor jouw core business.
- Dataverwerking en -invoer
- Factuurbeheer en betalingsopvolging
- Archivering en documentenflow
- Rapportages en statusupdates
Terug naar de vraag
Planning
Kost het invullen van een rooster je elke week uren die je niet hebt?
Draai om voor onze oplossing
Planning
Roosters & planning
Wij bewaken de bezetting zodat je nooit meer wakker ligt van een gat in het rooster.
- Shifts samenstellen en communiceren
- Vervangingen regelen bij afwezigheid
- Tijdsregistratie opvolgen
- Piekperiodes proactief opvangen
Terug naar de vraag
Receptie & dispatch
Loopt er wel eens een lead mis omdat niemand de telefoon kon opnemen?
Draai om voor onze oplossing
Receptie & dispatch
Telefoonbeheer & doorschakeling
Professionele eerstelijnsontvangst voor elk inkomend contact, altijd in jouw naam.
- Virtuele receptie & begroeting
- Doorschakeling naar de juiste persoon
- Boodschappen noteren en opvolgen
- Afwezigheidsbeheer en noodlijn
Terug naar de vraag
Kwaliteit & rapportage
Weet je op dit moment hoe tevreden jouw klanten écht zijn?
Draai om voor onze oplossing
Kwaliteit & rapportage
Monitoring & inzichten
Je krijgt altijd zicht op wat er loopt — zonder zelf te moeten meten.
- Wekelijkse performantierapportages
- SLA-opvolging en escalatieprotocol
- Klantfeedback analyseren
- Continue procesoptimalisatie
Terug naar de vraag
✨ Klaar om te starten?
Zin in operationele rust?
Laat ons het zware werk doen. Plan een vrijblijvend gesprek of bel ons direct.
Operationeel ontzorgd in 4 stappen.
Een volwaardige overname van jouw operations begint niet met een contract. Ze begint met inzicht. Ons gestructureerde onboardingtraject van vier stappen zorgt ervoor dat de overgang geleidelijk, gecontroleerd en kwaliteitsvol verloopt — en dat onze mensen van dag één werken als een verlengstuk van jouw eigen team.
Start samenwerking →
01
Intake
Kennismaking & voorbereiding
- Memo Pulse Map
- Administratie en contract
- Wie is wie?
- Opbouw interne kennisdatabank
- Systeemtoegang regelen
- Aanmaak nummer(s)
Pakketten & Prijzen
Een pakket op maat van elke fase in jouw groeitraject
Vijf pakketten, zorgvuldig opgebouwd van instap tot volledige Business Process Outsourcing.
BASIS
€ 150
per maand
Beats inbegrepen
0
Extra beats
€ 42 / 1.000
Takenniveau
Enkelvoudige
Agents
Team
Memoweb gebruikers
1
Client Portal
1
Training frequentie
Eenmalig
API integraties
AI Agents
Gratis inbegrepen
MULTI
€ 350
per maand
Beats inbegrepen
6.000
Extra beats
€ 78 / 2.000
Takenniveau
Meerdere
Agents
Team
Memoweb gebruikers
1
Client Portal
1
Training frequentie
Eenmalig
API integraties
AI Agents
Gratis inbegrepen
POPULAIR
CORE
€ 715
per maand
Beats inbegrepen
14.000
Extra beats
€ 70 / 2.000
Takenniveau
Complexe
Agents
Team
Memoweb gebruikers
3
Client Portal
1
Training frequentie
Jaarlijks
API integraties
AI Agents
Gratis inbegrepen
MISSION
€ 1.600
per maand
Beats inbegrepen
36.000
Extra beats
€ 158 / 5.000
Takenniveau
Dedicated agents
Agents
4 certified
Memoweb gebruikers
5
Client Portal
3
Training frequentie
Halfjaarlijks
API integraties
AI Agents
Gratis inbegrepen
BUSINESS
€ 5.500
per maand
Beats inbegrepen
137.500
Extra beats
€ 310 / 10.000
Takenniveau
Full BPO
Agents
8 certified
Memoweb gebruikers
10
Client Portal
5
Training frequentie
Per kwartaal
API integraties
AI Agents
Gratis inbegrepen
💡 Jaarlijkse prepayment geeft 10% korting op de maandprijs én gratis AI Agents, inclusief verbruik. Extra Beats bundles zijn overdraagbaar naar de volgende maand.
AI Included
Deze 8 AI agents werken mee aan jouw dossier
Mensen blinken uit in relaties en empathie, Robots in analyse en precisie. Onze centaur teams combineren de kracht van beiden tot een onklopbare service.
Gratis inbegrepen
Welkombot
WELCOME
24/7/365 een warme begroeting.
Een digitale stem die binnen 0,1 seconde opneemt. Altijd. Capteert de reden van de oproep, vraagt door waar nodig en schakelt warm door naar de juiste persoon.
Activeer deze digitale collega meteen! →💡 Ook custom AI bots of workflow design op maat nodig?Let's talk! →
Beats
De hartslag van jouw tariefplan
Je betaalt per seconde dat wij voor je werken. Wij noemen dat beats: 1 beat = 1 seconde verwerkingstijd. Of het nu gaat om een call, mail of administratieve taak — alles wordt eerlijk gemeten. Zo betaal je alleen voor wat je écht gebruikt.
Volledig flexibel en transparant.
Je schaalt op wanneer het druk is, en bespaart wanneer het rustiger is — zonder vaste kosten of verspilling.
Activiteit
1 beat is 1 seconde. Voor activiteiten als mail, WhatsApp en SMS schatten we de behandeltijd in.
| BASIS | MULTI | CORE | MISSION | BUSINESS | |
|---|---|---|---|---|---|
Mails | 250 | 180 | 180 | 150 | 150 |
WhatsApp | — | — | 35 | 30 | 20 |
SMS | 100 | 100 | 100 | 100 | 100 |
Dekking
Omdat ook onze kosten stijgen na de kantooruren of bij specifieke responstijden, passen we in sommige omstandigheden een servicefactor toe, die onze kwaliteit helpt waarborgen.
| BASIS | MULTI | CORE | MISSION | BUSINESS | |
|---|---|---|---|---|---|
AI Welcome bot | x0,1 | x0,1 | x0,1 | x0,1 | x0,1 |
AI Voicebot | x0,5 | x0,4 | x0,3 | x0,3 | x0,2 |
Kantooruren Week (08–20u) | x1 | x1 | x1 | x0,9 | x0,9 |
Buiten kantooruren | x2 | x1,8 | x1,7 | x1,6 | x1,5 |
24/7 dekking | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
SLA Gold (<60 sec) | — | — | — | x1,3 | x1,2 |
SLA Silver (<120 sec) | — | — | — | x1,1 | x1,1 |
Callbacks/outbound | x0,9 | x0,9 | x0,9 | x0,9 | x0,9 |
Overleg / feedback | x1 | x1 | x0,8 | x0,6 | x0,5 |
✨ Op maat van jouw budget
Benieuwd naar jouw tarief?
Elk bedrijf is uniek. Laat ons samen het ideale pakket samenstellen.
Scripting & Training
Memo Campus
Geen twee klanten zijn hetzelfde. Daarom trainen wij onze agenten volledig op maat van jouw organisatie — zodat complexe instructies en procedures vlekkeloos worden opgevolgd, elke keer opnieuw.
Memo Campus
Intake & training van jouw remote collega's
| BASIS | MULTI | CORE | MISSION | BUSINESS | |
|---|---|---|---|---|---|
Frequentie | Eenmalig | Eenmalig | Jaarlijks (indien nodig) | Halfjaarlijks (indien nodig) | Per kwartaal (indien nodig) |
Intake & Instructies (eenmalig) | € 500 | € 500 | € 500 | € 1.500 | € 1.500 |
Memo Campus (optioneel) | — | € 750 | € 1.000 | € 1.500 | € 1.500 |
Certified Agents | Team | Team | Team | 4 | 8 |
Human/AI Workflow | — | — | — | € 5.000 | € 5.000 |
Memo Campus
Alles wat jouw team weet, vertalen we naar één strak online trainingscenter. Missie, workflows, tone of voice, callscripts en escalaties — de blauwdruk voor hoe onze agents jouw bedrijf vertegenwoordigen.
Hertraining is geen must, maar we plannen ze slim in zodat nieuwe info direct doorstroomt. Via de Memo Campus staat een getrainde pool agents klaar om jouw team snel te versterken wanneer nodig.
Training van jouw Digitale Team
Eenmalige setup van jouw AI-agenten
| BASIS | MULTI | CORE | MISSION | BUSINESS | |
|---|---|---|---|---|---|
AI Voice bot gratis bij jaarcontract | € 500 | € 500 | € 500 | € 500 | € 500 |
AI Sentiment bot gratis bij jaarcontract | € 500 | € 500 | € 500 | € 500 | € 500 |
AI Forecast bot gratis bij jaarcontract | € 500 | € 500 | € 500 | € 500 | € 500 |
Inclusief in elk pakket | |||||
AI Welcome bot | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
AI Transcript bot | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
AI Topic bot | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
AI Gap bot | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
AI Coach bot | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Customer Journey
Memo Pulse Map
Bij de start van elke samenwerking meten we de operationele hartslag van jouw bedrijf. En we bekijken samen hoe we elke etappe van jouw customer journey optimaal kunnen ontlasten.
Awareness
6 taken- Professionele receptie en begroeting
- Doorschakeling naar juiste persoon
- Inbound calls & e-mailafhandeling
- Boodschappen noteren en opvolgen
- Eerstelijnsvragen beantwoorden
- Mailbox opvolging
Bekijk taken
Consideration
6 taken- Outbound campagnes
- Opvolging offertes
- Appointment booking
- Archivering en documentenflow
- Analyse klantenfeedback & optimalisatie
- Adform sales follow-up
Bekijk taken
Purchase
6 taken- Order intake en verwerking
- Factuurbeheer en betalingsopvolging
- Administratieve opvolging
- HR ontzorging: DIMONA, contracten, tijdsregistratie, …
- Rapportage en statusupdates
- Verlaten betaling follow-up
Bekijk taken
Delivery
3 taken- Dispatching
- Delivery
- Onboarding / Installatie assistentie
Bekijk taken
Loyalty
6 taken- Klantcontact en opvolging
- Helpdesk
- HR, Staffing & Personeelsadministratie
- Kwaliteit & Rapportage
- Afwezigheidsbeheer en noodlijn
- Marketing / Loyalty campagnes
Bekijk taken
Jouw dashboard
Memoweb — Hou de vinger aan de pulse
Volledige transparantie en controle, altijd en overal. Memoweb is jouw persoonlijk operationeel dashboard — bereikbaar via browser of app.
Real-time overzicht van alle oproepen
Instructies & callscripts op één plek
KPI-dashboards & rapportage op maat
WhatsApp, Messenger & webchat
Taakbeheer & opvolgacties
Adresboek- & gebruikersbeheer
Berichten doorschakelen naar jouw team
Facturen & administratieve transparantie
✨ Jouw operationeel dashboard
Altijd inzicht, altijd controle
Benieuwd hoe Memoweb jouw dagelijkse operaties transparant maakt? Vraag een demo aan.
FAQ
Veelgestelde vragen
Alles wat je wil weten over onze werking, pricing en pakketten.
Staat jouw vraag er niet bij?
Ons verhaal
Historiek
Van medisch onthaal tot AI-gestuurd contactcenter — meer dan 30 jaar ervaring in klantbeleving.
1992
Christine Vastenavondt richt Memo op — eerst als medisch onthaalbedrijf, later als allround contactcenter
2018
Overname Offitel — twee sterke merken worden één
2019
De tweede generatie neemt de fakkel over
2025
Zoon Michael De Decker komt aan het roer — focus op AI & Data
621
Tevreden klanten
120
Gemotiveerde agents
16
Sectoren
3
Locaties